Comment utiliser la matrice d’Eisenhower de manière sereine et efficace (bonus : template Notion) ?

Si tu es entrepreneure et que tu t’intéresses à l’organisation, tu as certainement entendu parler de la matrice d’Eisenhower, cet outil de priorisation des tâches qui était utilisé par le président des États-Unis qui portait le même nom.

L’outil peut paraître simple, mais il requiert en réalité la connaissance de pas mal de paramètres pour être utilisé correctement. Ça tombe bien, on va décortiquer la matrice dans cet article !

⚠️ Disclaimer : cet outil a beau être simple et efficace, peut-être qu’il ne te conviendra pas. Je le répète à peu près tout le temps, mais on est toutes différentes, et si tu sens qu’un outil ne t’apporte pas les résultats escomptés, ou ne correspond pas à ta manière de faire, même s’il est populaire, tu as le droit de ne pas l’utiliser. Il existe tellement d’outils d’organisation disponibles que tu as l’embarras du choix !

A quoi ressemble la matrice d’Eisenhower ? Il s’agit d’un tableau à 4 cases dans lequel tu vas aller ranger ta to-do du jour :

✔️ Urgent et important

✔️ Pas urgent et important

✔️ Urgent et pas important

✔️ Pas urgent et pas important

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Sommaire

1. Critère n°1 : Important
2. Critère n°2 : Urgent
3. Quand on parle de tâches… La quantité compte !
4. Bonus : un template Notion “Matrice d’Eisenhower”

☝️ Critère n°1 : Important

💡 Avant d’utiliser la matrice, je te conseille de faire un travail de réflexion pour savoir ce que les notions d’urgence et d’importance signifient pour toi.

🔗 Pour la notion d’importance, je te conseille de t’appuyer sur tes raisons d’être ainsi que vers ton objectif et ce qui est essentiel pour toi. En y réfléchissant, il paraît presque évident qu’une chose qui est importante pour MON business ne le sera pas forcément pour LE TIEN. On n’aura pas les mêmes priorités, pas la même vision des choses, pas les mêmes objectifs. Si, pour moi, la priorité du jour est d’écrire mon article de blog, peut-être que pour toi, ça sera de poster une publication sur Instagram, ou de faire un point sur ta stratégie de communication pour les prochains mois.

La définition de l’important comporte deux dimensions :

✔️ Une dimension “long terme” : tu as au préalable pris le temps de réfléchir à l’objectif vers lequel tu vas tendre avec ton entreprise, d’ici quelques mois ou années.

✔️ Une dimension “court terme” : chaque jour, tu dois faire des choix qui vont t’amener, petit pas après petit pas, vers ton objectif long terme.

Pour définir ton objectif, ton essentiel, à long comme à court terme, j’aime beaucoup la méthode décrite dans le livre “The One Thing: Passez à l’essentiel !”. Pour chaque échéance (5 ans, 1 an, 1 mois, 1 semaine…), tu peux te poser la question suivante :

❓ Quelle est la chose essentielle que je peux faire de telle sorte qu’en la faisant tout le reste deviendra plus simple voire inutile ?

La réponse va t’aider à définir ce qui est important pour toi.

J’en parlais précédemment, mais pour ton bonheur à long terme, il est indispensable que ton important vienne soutenir tes raisons d’être. C’est quoi, une raison d’être ? C’est un projet personnel que tu considères comme vital et qui fait partie des piliers de ta vie : ils t’apportent du bonheur et un certain équilibre, et te permettent d’alimenter ton estime de toi à long terme.

👀 Si tu veux quelques exemples concrets de raisons d’être, tu peux aller jeter un coup d’œil du côté de mon article “Le Pourquoi & les raisons d’être : LA BASE des objectifs professionnels”.

T’assurer que ton important vienne alimenter ces raisons d’être te permet de t’impliquer dans un projet pérenne pour toi, et pour lequel tu vas être capable de puiser de la motivation très régulièrement, et surtout lorsque ton cerveau trouvera mille raisons pour te faire abandonner.

⏰ Critère n°2 : Urgent

L’utilisation de cette matrice est une très bonne occasion pour questionner ton rapport à l’urgence. En effet, si tu as commencé comme moi, tu utilises généralement la matrice d’Eisenhower en te disant qu’il faut faire en priorité ce qui est dans la case “urgent et important”. Si c’est la manière dont tu utilises cette matrice au quotidien, cela peut t’amener à gérer ton entreprise en ayant en permanence la tête dans le guidon.

🧘 Or, il est vital, pour diriger une entreprise pérenne, de prendre des temps de réflexion et de travail serein sur sa stratégie et les objectifs que tu souhaites atteindre. Sur les objectifs atteints et les leçons à en tirer. Et même, tout simplement, te poser pour voir si la direction que prend ton business actuellement te convient toujours.

🗓️ C’est pour cela qu’il est conseillé, pour tout ce qui entre dans la case “important mais non urgent”, de prévoir et planifier sur ton agenda des temps de travail pour te permettre d’avoir de l’avance et d’être sereine. C’est également super important de prévoir, régulièrement, ces temps de réflexion sur ta vision et ta direction car si tu ne le fais pas… qui va le faire pour toi ?

(Spoiler alert: personne !)

C’est pourquoi ces temps devraient être prioritaires, et ne pas se faire sacrifier sur l’autel de l’urgence.

Et si tu ne te laisses pas le temps de décanter toutes les informations, et le temps d’être innovante et créative, est-ce que tu penses que tu parviendras à développer ton business de la manière que tu souhaites ?

🧮 Quand on parle de tâches… La quantité compte !

Il est dit que le président Eisenhower ne conservait, chaque jour, que 3 tâches (prioritaires) à effectuer.

💔 Si je regarde ma to do avant épuration quotidienne, j’ai généralement BEAUCOUP plus que 3 tâches. Et, je le constate très régulièrement : lorsque je demande à des clientes d’épurer leur to do à rallonge, c’est un véritable crève cœur pour elles de supprimer des tâches qu’elles considèrent toutes comme “importantes”. Elles ont l’impression qu’elles n’y arriveront jamais, que ce n’est pas négociable. Mais si on y réfléchit, c’est au final presque vital, car vivre des quotidiens à 100 à l’heure durant de longues périodes n’est pas bénéfique pour grand monde !

💡 Si enlever des tâches de ta to do list est trop difficile pour toi, dans un premier temps, tu peux identifier les 3 tâches les plus importantes, en prenant en compte les paragraphes précédents sur l’urgence et l’importance, et te dire que l’objectif du jour est de compléter AU MOINS ces 3 tâches. Je te conseille également de les effectuer à un moment de la journée où tu es pleine d’énergie. Dans mon cas, ça sera plutôt le matin et en fin d’après-midi.

💡💡 Si tu ne parviens toujours par à faire ressortir 3 tâches, tu peux prendre chaque tâche une par une, et, pour chacune d’entre elles, te poser les questions suivantes :

✔️ pourquoi cette action est si importante pour moi ?

✔️ quels seront les avantages si elle est finalisée ?

✔️ quels seront les inconvénients si je procrastine et ne passe pas à l’action ?

Cela devrait t’aider à faire le tri, et à être de plus en plus rapide à faire cet exercice au fil des jours !

🎁 Bonus : un template Notion “Matrice d’Eisenhower”

J’utilise un template qui m’aide à gérer ma todo et à l’afficher en présentation “matrice d’Eisenhower”, et j’ai décidé de le partager avec toi. Pour le télécharger et le dupliquer, clique ici !

💡 Pour l’utiliser à ton tour, lorsque tu te trouves sur la page Notion de la matrice, clique en haut à droite sur le bouton “Dupliquer”. Choisis l’emplacement où tu souhaites le copier, dans ton espace Notion. Tu peux commencer à remplir la base “tâches”, puis choisir le status de la tâche. Dans chaque toggle de couleur, les tâches du jour apparaîtront !

Fais-moi savoir si ce template t’a été utile!